Imprese: ridurre i costi adottando sistemi di comunicazione più efficienti

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La crisi economica impone anche alle aziende che non hanno risentito del peggioramento economico di contenere le spese, ridurre gli sprechi e razionalizzare al massimo l’impiego del budget. Gli sprechi maggiori, spesso, derivano indirettamente da una cattiva gestione del tempo. Se il tempo è denaro, una perdita di tempo può comportare una perdita economica.
Una delle cause principali di questi “sprechi” è l’adozione di un errato modello di comunicazione in azienda. Pensate a quanto tempo va in fumo a causa di incomprensioni, informazioni che non arrivano a destinazione o che arrivano incomplete o, peggio, errate.
Si può distinguere tra due situazioni:

  • non funzionano le comunicazioni verso l’esterno: l’azienda non riesce a gestire in modo efficiente le comunicazioni che arrivano dall’esterno, ovvero da clienti, partner, fornitori;
  • non funzionano le comunicazioni all’interno: i dipendenti e i responsabili non comunicano in modo corretto gli uni con gli altri.

Strumenti per migliorare la comunicazione con l’esterno

Anche in un’azienda piccola, la ricezione dei dati e dei contatti che arrivano dall’esterno (clienti, fornitori, partner etc.) non può essere affidata al caso. Gli elementi indispensabili sono almeno due: un telefono fisso ed un set di indirizzi di posta elettronica dedicati.
Per quanto riguarda il telefono, è opportuno creare un’infrastruttura telefonica performante con un centralino, che consentirà ad un solo dipendente di prendere in carico tutte le telefonate e di gestirle passando le chiamate alle persone interessate.
In passato il centralino era solo analogico ed aveva costi di acquisto, installazione e manutenzione elevati. Oggi, invece, si può scegliere un centralino VoIP con cui si ottengono le stesse performance di quello tradizionale con costi molto più bassi. Per passare al VoIP basta rivolgersi ad un provider o ad un reseller VoIP affidabile.
Per quanto riguarda l’e-mail, è opportuno disporre di mail dall’aspetto professionale (commerciale@, Info@…) e con nome e cognome del dipendente, che potrebbe un giorno lasciare l’azienda. Inoltre, bisognerà decidere anche chi si occuperà di leggere le e-mail con le richieste commerciali, chi quelle con le richieste di assistenza etc.

Strumenti per migliorare la comunicazione all’interno di un’azienda

Un’azienda che funziona bene è quella in cui il flusso delle informazioni scorre senza ostacoli, in modo chiaro e trasparente. Al bando le e-mail, difficili da catalogare, reperire, gestire e condividere. Lo strumento migliore per questo genere di esigenze è una intranet aziendale, un’applicazione che permette ai dipendenti e ai manager di condividere informazioni, garantendo interscambiabilità tra le persone e libero accesso da parte di tutti al materiale aziendale. In un’azienda, infatti, tutti dovrebbero essere importanti, ma nessuno dovrebbe risultare indispensabile. L’intranet garantisce l’archiviazione trasparente di documentazione, procedure, contratti e tutto ciò che può servire al regolare svolgimento del lavoro.
Di solito, queste applicazioni hanno anche dei filtri per la sicurezza che rendono visibili i documenti sensibili solo al personale autorizzato. Si può in questo modo evitare che la documentazione privata (ad esempio le buste paga) diventino di pubblico dominio, mantenendo invece accessibile il resto del materiale di lavoro.

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